Cuti
Modul cuti pada HRCloudID dirancang untuk mendigitalisasi seluruh proses pengajuan, persetujuan, dan pencatatan cuti karyawan. Sistem cuti online ini mendukung cuti tahunan, cuti sakit, cuti khusus, cuti bersyarat, saldo cuti otomatis, serta integrasi penuh ke payroll untuk perhitungan potongan gaji apabila diperlukan.
1. Apa itu Sistem Cuti Online?
Sistem cuti online memungkinkan karyawan mengajukan cuti kapan saja tanpa formulir manual. Semua proses pengajuan, approval, notifikasi, dan dokumentasi dilakukan secara digital melalui dashboard ESS atau aplikasi mobile.
- Pengajuan cuti dilakukan secara mandiri oleh karyawan
- Notifikasi otomatis ke atasan & HR
- Proses approval berlapis (multi-level)
- Riwayat cuti tercatat rapi dan dapat diaudit
Alur kerja cuti dapat disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan.
2. Jenis-Jenis Cuti yang Didukung
HRCloudID mendukung berbagai jenis cuti sesuai peraturan perusahaan dan UU Ketenagakerjaan.
- Cuti Tahunan — mengikuti masa kerja dan saldo otomatis.
- Cuti Sakit — dapat dilampiri surat dokter.
- Cuti Personal — terhubung ke potongan payroll.
- Cuti Tanpa Gaji — terhubung ke potongan payroll.
3. Saldo Cuti Otomatis
Saldo cuti tahunan dihitung otomatis berdasarkan masa kerja karyawan. Sistem dapat dikonfigurasi apakah saldo diberikan langsung di awal tahun, atau dihitung proporsional (prorata).
- Masa kerja & tanggal join menentukan jatah cuti
- Dukungan cuti prorata
- Riwayat saldo dapat ditelusuri (audit-ready)
4. Alur Pengajuan Cuti
Berikut adalah proses standar pengajuan cuti pada HRCloudID:
- Karyawan mengajukan cuti melalui ESS dengan memilih tanggal, jenis cuti, dan alasan.
- Sistem memvalidasi saldo cuti dan kebijakan perusahaan.
- Atasan (Role Manager/Admin HR) menerima notifikasi dan melakukan approval atau reject.
- HR melakukan approval akhir jika diperlukan.
- Setelah disetujui, saldo cuti otomatis berkurang.
- Data cuti langsung terintegrasi dengan payroll.
5. Multi-Level Approval
Modul cuti HRCloudID mendukung approval berlapis sesuai struktur organisasi.
- Approval oleh langsung atasan (Manager)
- Approval oleh HR Department
- Opsi auto-approve untuk jenis cuti tertentu sesuai kebijakan perusahaan
- Notifikasi real-time ke semua pihak terkait
6. Integrasi Cuti dengan Payroll
Setelah cuti disetujui, data tersebut langsung memengaruhi payroll bulanan.
- Cuti tanpa gaji otomatis masuk potongan payroll
- Cuti sakit tidak akan masuk potongan payroll sesuai UU Ketenagakerjaan
- Slip gaji menampilkan ringkasan cuti bulan tersebut
7. Troubleshooting
- Saldo cuti tidak muncul: periksa tanggal mulai bekerja karyawan atau memberitahu Admin HR agar di tambah manual.
- Cuti ditolak otomatis: kemungkinan saldo tidak mencukupi.
- Cuti tidak masuk payroll: pastikan tanggal cuti berada dalam periode payroll.
- Approval tidak dikirim: periksa penempatan atasan pada struktur organisasi.