Refund Policy

1. Ketentuan Umum Pengembalian Dana

HRCloudID merupakan layanan berbasis langganan (subscription) dengan model SaaS (Software as a Service). Seluruh pembayaran yang dilakukan oleh pengguna bersifat final dan tercatat secara otomatis melalui sistem HRCloudID serta melalui sistem pembayaran pihak ketiga yaitu Duitku Payment Gateway. Pengembalian dana tidak dilakukan kecuali memenuhi kondisi khusus sebagaimana diatur dalam dokumen ini. Dengan melakukan pembayaran, pengguna menyetujui bahwa layanan telah tersedia dan dapat digunakan sejak aktivasi dilakukan.

2. Kondisi yang Memenuhi Syarat Refund

Pengajuan refund hanya dapat disetujui apabila terjadi kondisi berikut:

• Terjadi downtime sistem lebih dari 72 jam berturut-turut yang membuat seluruh fitur HRCloudID tidak dapat digunakan, dan hal tersebut disebabkan oleh kegagalan teknis di pihak HRCloudID.
• Terjadi kegagalan sistem kritis yang berpengaruh langsung pada proses absensi, payroll, atau PPh21 sehingga pengguna tidak dapat menjalankan operasional HR perusahaan, dan perbaikan tidak dapat dilakukan dalam waktu 48 jam.
• Pengguna melakukan pembayaran namun tidak dapat mengakses akun meskipun seluruh prosedur verifikasi telah dilakukan dengan benar.
• HRCloudID melalui evaluasi internal resmi menyatakan bahwa pengguna berhak menerima refund.

3. Kondisi yang Tidak Memenuhi Syarat Refund

• Kesalahan input data oleh pengguna.
• Kendala jaringan, perangkat, atau kesalahan teknis di sisi pengguna.
• Ketidakmampuan pengguna menggunakan aplikasi akibat tidak membaca panduan atau tidak mengikuti pelatihan.
• Permintaan refund diajukan lebih dari 7 hari setelah pembayaran dilakukan.
• Pengguna tidak puas dengan fitur aplikasi tanpa adanya kegagalan teknis dari pihak HRCloudID.
• Layanan telah digunakan secara aktif, termasuk absensi, penggajian, upload data, atau konfigurasi sistem.
• Perubahan internal kebijakan perusahaan pengguna.

4. Proses Pengajuan Refund

Untuk mengajukan refund, pengguna wajib mengirimkan permohonan resmi melalui:

• Email resmi: admin@dedenlab.cloud
• WhatsApp Support HRCloudID

Setiap permohonan harus disertai dengan bukti pembayaran, kode transaksi, serta penjelasan lengkap mengenai alasan pengajuan refund. Tim HRCloudID akan melakukan evaluasi maksimal 5 hari kerja.

5. Proses Pengembalian Dana Melalui Duitku Payment Gateway

HRCloudID menggunakan Duitku Payment Gateway sebagai penyedia layanan pembayaran. Seluruh transaksi dicatat secara otomatis pada sistem Duitku. Jika refund disetujui, proses pengembalian dana akan mengikuti ketentuan operasional Duitku, termasuk validasi transaksi, verifikasi identitas, serta proses pencairan sesuai channel pembayaran yang digunakan.

• 3–7 hari kerja untuk pembayaran via transfer bank.
• 7–14 hari kerja untuk pembayaran melalui e-wallet atau virtual account.

6. Refund Tidak Bersifat Tunai

Refund hanya dapat dikirimkan ke rekening atau metode pembayaran yang digunakan pada transaksi awal. HRCloudID tidak menyediakan refund dalam bentuk tunai.

7. Perubahan Kebijakan Refund

HRCloudID berhak memperbarui kebijakan refund sewaktu-waktu sesuai kebutuhan operasional dan regulasi. Setiap perubahan akan diumumkan dan berlaku efektif minimal 7 hari setelah pengumuman dilakukan.