Employee Management

1. Struktur Organisasi (Divisi & Jabatan)

Struktur organisasi membantu perusahaan mengelompokkan karyawan berdasarkan divisi dan jabatan. Struktur ini digunakan untuk keperluan approval cuti, laporan absensi, dan pengaturan shift.

• Divisi (contoh: Finance, HR, Marketing, Operasional)
• Jabatan (contoh: Staff, Supervisor, Manager)
• Struktur hierarki untuk approval
• Penempatan karyawan per divisi

HRCloudID mendukung struktur organisasi multi-level yang fleksibel.

2. Menambahkan Karyawan Baru (Onboarding)

Proses onboarding merupakan langkah awal untuk memasukkan karyawan ke sistem HRCloudID. Data yang dimasukkan akan terintegrasi otomatis dengan absensi GPS, payroll, PPh21, shift, cuti, dan BPJS.

Data yang harus diisi:

• Nama lengkap
• Email, nomor telepon
• Memasukan ke dalam Divisi
• Memasukan ke jabatan
• Tipe pekerjaan (WFO,WFA,Remote,Hybrid)
• Tanggal bergabung (join date)
• Jenis kelamin & tempat/tanggal lahir
• Status PPh21 (untuk perhitungan PPh21)
• Nomor NPWP & BPJS (opsional)

Setelah karyawan ditambahkan, sistem akan otomatis menghasilkan akun ESS.

3. Penugasan Lokasi & Shift

Untuk absensi GPS, setiap karyawan harus ditugaskan ke lokasi kantor atau shift kerja tertentu. Sistem mendukung penugasan:

• Lokasi kantor utama
• Absen dengan tipe selain WFO bisa di luar radius kantor
• Shift harian (morning/afternoon/night)

Penugasan shift otomatis akan memengaruhi absensi dan perhitungan lembur.

4. Pengaturan Komponen Payroll (Payroll Template)

Payroll Template digunakan untuk mempercepat konfigurasi gaji karyawan, terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan besar. Anda dapat mengatur:

• Gaji pokok
• Tunjangan Tetap (transport, jabatan, komunikasi)
• Potongan Tetap (potongan dari awal. Note: wajib di ubah apabila sudah tidak ada potongan tetap agar tidak terpotong oleh sistem))
• Potongan (cuti personal, alpha, keterlambatan (Jika toleransi keterlambatan tidak 0 menit maka akan di hitung))
• BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan
• PPh21 metode Gross, Gross-Up, atau Nett

Setiap perubahan payroll akan langsung diintegrasikan dengan absensi dan slip gaji.

5. Employee Self Service (ESS)

HRCloudID menyediakan portal ESS untuk karyawan agar mereka dapat mengakses informasi pribadi dan HR tanpa perlu datang ke HR.

Fitur ESS meliputi:

• Melihat slip gaji bulanan
• Mengajukan cuti
• Melihat saldo cuti
• Melihat riwayat absensi
• Melihat jadwal shift
• Memperbarui data pribadi tertentu

ESS membantu mengurangi beban administratif HR hingga 60% setiap bulan.

6. Offboarding Karyawan

Ketika karyawan resign atau kontraknya berakhir, proses offboarding harus dilakukan secara benar agar payroll, BPJS, dan akses ESS dihentikan dengan aman.

• Pemutusan keikutsertaan BPJS
• Penghitungan payroll final (prorata)
• Penonaktifan akun ESS

Riwayat offboarding akan tetap tersimpan sebagai audit log.